HubSessions 3

HubSessions 3 est une réécriture complète d'HubSessions. Il est l'aboutissement de près de 10 années d'expérience dans le domaine de la gestion de séances et constitue une base logicielle fiable, ergonomique et adaptable aux contextes exigeants et toujours spécifiques de multiples organes décisionnels: collèges et conseils communaux, conseils de ministres, comités de direction, bureaux permanents et conseils de l'action sociale, organes de concertation entre pouvoirs publics et syndicats...

Ergonomie et simplicité

Les processus de prise de décision et les cheminements des dossiers peuvent parfois être très complexes. De multiples intervenants entrent en jeu: gestionnaires de dossiers, chefs de service, directeurs de département, gestionnaires de séances, participants aux séances, tiers donnant un avis... HubSessions gère cette complexité sous l'apparence de la simplicité: chaque utilisateur dispose, via son navigateur web, d'une interface simple, claire, agréable et moderne, nécessaire et suffisante aux tâches qui le concernent, en fonction de l'état des dossiers et séances en cours.

L'interface d'HubSessions 3

Performance accrue

La base technologique d'HubSessions a été complètement remaniée. De multiples optimisations ont été apportées au logiciel, le rendant plus rapide et lui permettant de gérer un grand nombre de séances, de dossiers et d'utilisateurs.

Du sur-mesure

D'un type de séance à l'autre, d'une organisation à l'autre, les méthodes de travail varient. Le challenge d'HubSessions est de réussir à s'adapter à tous les contextes, et non de forcer les utilisateurs à entrer dans sa propre logique. C'est pourquoi HubSessions dispose d'un coeur commun, générique, auquel vient se greffer un module spécifique à chaque organisation et type de séance: un plug-in permettant de configurer, étendre et particulariser le coeur, pour que le résultat final corresponde parfaitement aux attentes des utilisateurs.

Fonctionnalités

Fonctionnalités de base

Les fonctionnalités de base d'HubSessions on été repensées, simplifiées et optimisées.

  • Annexes et avis. Sur les listes de points, les menus d'annexes et d'avis apparaissent directement, au passage de la souris: il n'est plus nécessaire de cliquer dessus. De plus, depuis ce menu, il est possible de modifier l'annexe (titre ou fichier uploadé), ce qui n'était possible, avant, qu'en supprimant et rechargeant une annexe.

Les menus d'annexes

  • Sur l'image ci-dessous, il y a deux annexes de type "Divers", un avis de type "Visa" et un avis positif.

Annexes et avis

  • Il est maintenant possible, sur la page de détail d'un point, de changer l'ordre des annexes ou d'en supprimer plusieurs d'un coup.

Listes d'annexes sur la page de détail d'un point

  • Annexes et avis peuvent directement être créés et donnés depuis les listes de points. Pour les annexes, il le bouton "ajouter" est présent et fait apparaître une popup. Donner un avis ou modifier une annexe peut également se faire sans quitter la liste des points, via la même popup. Enfin, lorsque la popup se ferme, la page complète affichant la liste de points ne se rafraîchit pas entièrement: seule la ligne impactée est mise à jour. Cela rend HubSessions beaucoup plus rapide. Ce mécanisme s'applique à toute action déclenchable depuis une liste d'éléments, comme les actions "proposer", "valider", etc.

Popup pour ajouter ou modifier une annexe

  • Les liens prédéfinis dans la zone "Points", en haut à gauche sont plus complets et structurés en "arbre", comme sur l'exemple ci-dessous. Attention: cet exemple provient de l'HubSessions gérant le Collège communal de Schaerbeek, qui utilise le terme "analyse" en lieu et place du terme "point". Dans la branche "En cours", on retrouve tous les points qui ne sont pas encore passés par une séance et sur lesquels une décision n'a pas encore été prise. Le lien Mes points, qui n'apparaît que pour les personnes ayant le droit de créer des points, mène uniquement aux points dont vous êtes le créateur; De mon (mes) groupe(s) présente les points en cours, au sein de votre (vos) "groupe(s)" (service, cabinet...), tandis que le lien Tous les points vous affiche tous les points en cours que vous êtes, en fonction de votre rôle dans le logiciel, autorisés à consulter. La branche suivante reprend les mêmes liens mais pour les points "Passés", c'est-à-dire ceux ayant déjà fait l'objet d'une décision. La branche "Par état" permet d'afficher les points selon leur état. Ces liens étaient déjà activés dans certains déploiements HubSessions 2; ils sont maintenant généralisés et disponibles pour tous dans HubSessions 3. La liste effective des liens s'y affichant dépend de la liste des états qui est activée dans votre déploiement HubSessions spécifique.

Liens prédéfinis pour les points

  • Le formulaire de création et d'édition d'un point est maintenant structuré via des onglets, comme le montre la figure ci-dessous. En effet, la masse d'informations concernant un dossier peut être très importante; afficher l'entièreté sur une page pouvait poser problème. Sur l'image, la "description" du point est visible; il faut cliquer sur l'onglet "décision" pour afficher ce champ, masqué par défaut. Notez que chaque HubSessions affiche/masque certains champs de ce formulaire; si vous ne reconnaissez pas le vôtre, pas de panique! C'est que, sur l'exemple, les champs activés chez vous ne le sont pas ici ou sont nommés différemment. Il est clair que le passage d'HubSessions 2 à HubSessions 3 conserve toutes les fonctionnalités et champs actuellement activés sur votre HubSessions 2.

Formulaire d'édition d'un point au moyens d'onglets

  • La page de visualisation d'un point est également structurée en onglets, comme le montre la capture d'écran ci-dessous. Pour des raisons de confidentialité, les noms de famille des participants ont été gommés. On voit ici l'onglet des participants, disposant d'un plus grand niveau d'ergonomie. Par exemple, si Luc doit devenir signataire en lieu et place d'Isabelle, uniquement pour ce point, il suffit de cliquer, dans la colonne "Signataire", sur la croix rouge pour Isabelle; puis, lorsqu'on passe la souris sur la ligne correspondant à Luc, un petit "v" vert apparaît et un clic suffit pour le choisir comme signataire.

Écran de visualisation d'un point: onglets

  • De nombreuses améliorations ont été apportées au module technique, nommé Appy POD, permettant d'incorporer le contenu des champs de texte riche, tels "description", décision", etc, vers les documents PDF, LibreOffice ou Word qui sont produits par HubSessions, tels les ordres du jours, PVs ou délibérations individuelles. Le rendu des tableaux par exemple est maintenant très complet: Appy POD tient compte de l'alignement des cellules, des couleurs de fond, des espaces entre cellules, des cellules fusionnées tant en largeur qu'on hauteur...
  • Décisions et pré-décisions. Une anomalie existe dans HubSessions 2, qui a été corrigée dans HubSessions 3. Lorsqu'un gestionnaire de séance s'apprête à publier le PV provisoire d'une séance, il peut au préalable noter un point individuel comme étant accepté, refusé, reporté ou retiré (ce qu'on appelle un état de décision). Puis, lorsqu'il publie le PV dans sa globalité, tous les points qui n'ont pas reçu un état de décision de manière individuelle deviennent automatiquement acceptés. Ce mécanisme a un souci: dès qu'on note un état de décision sur un point individuel, celui-ci obtient réellement cet état, même avant que le PV ne soit publié. Dans HubSessions 3, la notion de pré-décision a été incorporée: avant de publier le PV, le gestionnaire de séance a le loisir d'encoder un état de pré-décision sur chaque point, mais sans que cela ne change l'état de décision réel. Ce faisant, les points restent dans leur état et ne passent à leur véritable état de décision qu'une fois que le PV provisoire est publié. Sur la capture d'écran ci-dessous, on voit le menu permettant de choisir l'état de pré-décision d'un point. Ce menu apparaît en haut à gauche du titre d'un point et est visible tant sur les listes de points que sur leurs pages de visualisation individuelle.

États de pré-décisions pour un point

  • Synchronisation automatique des états des séances et de leurs points. Avec HubSessions 2, lorsqu'un problème survenait, nécessitant de faire marche arrière et d'annuler la publication d'un PV ou d'un ordre du jour, la manipulation pouvait parfois être fastidieuse et nécessiter d'appliquer une action de retour sur chaque point individuel. HubSessions 3 assure lui-même une synchronisation entre les points d'une séance et de ses points.
  • Une interface de configuration simplifiée, dans les mains du gestionnaire de séance. L'interface de configuration d'HubSessions 2 est réservée à l'administrateur. Elle contient une série champs nécessitant une connaissance technique, leur modification pouvant entraîner de sérieux problèmes. Avec HubSessions 3, tous les éléments techniques ont disparu de l'interface et sont maintenant configurables par ailleurs, par des techniciens. L'interface de configuration, accessible via l'icône en forme de marteau, allégée et repensée, peut maintenant être accessible au gestionnaire de séance. Ainsi, celui-ci reprend la maîtrise sur une série d'éléments. Il peut par exemple créer et gérer lui-même:
  • les canevas de points et les points récurrents;
  • [NOUVEAU] le contenu de la page d'accueil du logiciel, ainsi que la confection d'une série de pages de documentation et/ou d'informations, accessibles via des liens apparaissant dans la partie supérieure droite de chaque page d'HubSessions;
  • les types d'annexes;
  • les catégories et classificateurs;
  • [NOUVEAU] les natures et types de points;
  • [NOUVEAU] les articles budgétaires, importables depuis un logiciel de comptabilité tel Phénix;
  • [NOUVEAU] les bases légales, ou textes de loi insérés dans une série de points, sous la forme de textes préalables de la forme "Attendu que...", "Vu que...";
  • [NOUVEAU] les types de séances;
  • l'affectation des utilisateurs aux groupes (services, départements, cabinets...). Les écrans d'affectation d'utilisateurs aux groupes (édition, visualisation) ont été complètement remaniés. Cette tâche, fastidieuse en HubSessions 2, devient maintenant très facile en HubSessions 3. La capture d'écran ci-dessous montre comment modifier, via des cases à cocher et dans une seul écran, les rôles et appartenances d'une personne à tous les groupes définis dans un HubSessions. Sur la page des groupes HubSessions, on peut voir la liste des personnes affectées à ces groupes avec leur rôle (créateurs, validateurs, observateurs, donneurs d'avis, etc); cette information peut être exportée dans un fichier Excel en un clic.

Affectation d'un utilisateur aux groupes HubSessions

Nouvelles fonctionnalités

Gestion de tâches

HubSessions 3 dispose d'un système de gestion de tâches, permettant d'assurer le suivi des décisions prises en séance. En effet, pour chaque point de chaque séance, une série de tâches peuvent être définies, décrites et affectées à un service donné, avec une échéance. Il ne s'agit pas d'un système de tâches affectées à des individus, mais bien aux groupes émetteurs de points (services, cabinets...). Ces tâches sont ensuite gérées par état (tâches à accomplir, en attente, entamées, terminées). Des listes de tâches peuvent être produites, visualisées sous forme de diagrammes de Gantt (avec code couleur en fonction de l'échéance s'approchant ou étant dépassée) et exportées dans des documents Word, Excel ou PDF.

Le système de tâches d'HubSessions 3

Gestion budgétaire

HubSessions 2 pouvait distinguer les points ayant un impact budgétaire. Une zone de texte libre s'affichait alors, permettant d'encoder l'(les) article(s) budgétaire(s) impacté(s), le montant, le montant disponible...

Avec HubSessions 3, cette information peut être beaucoup plus structurée. Lorsqu'un point a un impact budgétaire, l'onglet suivant peut s'afficher.

Impact budgétaire d'un point; liens vers les articles budgétaires

Chaque montant peut être spécifié, en dépense comme en recette. Pour chaque montant, on peut choisir, au moyen d'une popup telle que celle montrée ci-dessous, l'article budgétaire impacté.

Popup pour choisir un article budgétaire

HubSessions 3 dispose d'une interface lui permettant d'importer les articles budgétaires depuis un logiciel comptable comme Phénix. Cette intégration a été réalisée et est effective à la commune de Schaerbeek mais n'a pas été simple à mettre en oeuvre. L'effort d'intégration est à analyser commune par commune.

Gestion des commandes internes

Nouveau dans HubSessions 3, le module de gestion des commandes internes permet à chaque service de définir et proposer ce qu'il vend, loue ou prête aux autres services: location de salles ou de matériel pour salles, services d'huissiers, outillage... Des formulaires permettent de définir les services proposés; ensuite, un utilisateur d'un autre service peut "passer commande" et produire une "fiche de coûts" qui pourra par la suite être jointe comme annexe à un point pour décision en séance.

Votes

HubSessions 2 contient déjà un système de votes. Ce système, dont l'ergonomie a été améliorée dans HubSessions 3, s'adjoint également un mécanisme d'import par fichier Excel. Bien qu'il soit possible d'encoder les votes directement dans le logiciel, point par point, il est aussi maintenant possible de les encoder pour une séance complète, dans un fichier Excel, dont le canevas est fourni par HubSessions. Une fois les votes encodés, le fichier peut être uploadé dans HubSessions 3, qui les "injecte" dans chaque point.

Votes sur un point

Voici un exemple de fichier Excel dans lequel les votes ont été encodés. Un formatage spécial permet d'encoder des votes secrets, non nominatifs, pour les points qui le requièrent.

Fichier Excel des votes

Transmission à la Tutelle

HubSessions 3, lorsqu'il est utilisé par une commune, peut être configuré pour envoyer les délibérations du Collège et du Conseil à la Tutelle. Cet échange est actuellement en phase de finalisation avec la Tutelle régionale bruxelloise. Un effort d'intégration est à prévoir avec la Tutelle wallonne; les mécanismes de base sont d'ores et déjà en place dans HubSessions. Sur l'exemple ci-dessous, la double flèche orange indique que l'envoi vers la Tutelle des informations de la séance du 27/01/2015 est prévu cette nuit. Au sein de cette séance, un ensemble bien déterminé de points et d'annexes ont été sélectionnés pour envoi. Quant à celle du 20 janvier, elle n'a pas encore été transmise. Le bouton "Tutelle", disponible pour le gestionnaire de séance, permet de demander cette transmission.

Envoi vers la Tutelle

Gestion des "bases légales"

Dans beaucoup de contextes, un décision stockée dans HubSessions est celle d'un organe officiel et se base elle-même sur une série de lois ou d'arrêtés. Ces "bases légales", représentées en début de décision sous la forme de mentions "Attendu...", "Vu...", peuvent être formalisées et structurées dans HubSessions. Ce faisant, lorsqu'il s'agit d'encoder le texte de la décision, l'utilisateur n'encode plus la liste des mentions "Attendu...", "Vu...": il sélectionne le jeu de bases légales approprié, dans une liste que le gestionnaire de séance aura concoctée pour tous les cas de figure qui se présentent dans son institution. Ceci réduit l'encodage et permet aussi de gérer les immanquables évolutions qui s'appliquent aux bases légales. En effet, si la base légale prédéfinie pour un certain type de point change, le gestionnaire de séance peut appliquer le changement au niveau de la base légale telle que définie dans la configuration; ces modifications seront automatiquement appliquées aux points créés à partir de la date du changement.

Un seul HubSessions incluant plusieurs types de séances

Avec HubSessions 2, il n'était pas possible de disposer d'un seul HubSessions hébergeant des types de séances différents. HubSessions 3 introduit cette notion, qui, à l'heure actuelle, existe à l'état embryonnaire. Le gestionnaire de séance peut dès à présent définir autant de types de séances qu'il le souhaite. Chaque type de séance peut disposer d'un jeu spécifique de participants, de signataires, de votants et de remplaçants potentiels. Lorsque le gestionnaire de séance crée une séance, il choisit son type dans une liste. Les canevas de documents peuvent varier d'une séance à l'autre. Prochainement, les groupes proposants et les gestionnaires de séance pourront également être différents d'un type de séance à l'autre.

Modes de fonctionnement alternatifs et "chaînages" de plusieurs HubSessions

La notion de "point" devient si riche qu'il devient possible de faire de la gestion de dossiers (Case management) avec HubSessions. C'est ce qui est actuellement expérimenté à la Région Wallonne. Dans ce mode de fonctionnement, la notion de séance est désactivée; des règles sont définies pour diffuser automatiquement les dossiers, en fonction de leur nature, en lecture et/ou écriture à une série de personnes. Un mode similaire est celui implémenté par HubSchools, un HubSessions via lequel les écoles du réseau communal schaerbeekois transmettent leurs demandes (de tout type) au pouvoir organisateur, le Département de l'enseignement. Cette configuration ajoute la notion de "gestionnaire de dossier". Au lieu d'avoir un gestionnaire de séance qui réceptionne des points pour les insérer dans des séances, nous avons une série de gestionnaires de dossier qui réceptionnent les demandes en fonction de leur type et y apportent une réponse. La réponse peut être apportée directement par le gestionnaire lui-même; celui-ci peut requérir l'avis de son Comité de Direction; enfin, s'il est nécessaire que la demande passe par une décision du Collège communal, elle peut être automatiquement transférée dans l'HubSessions gérant le Collège. Depuis HubSchools, il est possible à tout moment de consulter le statut du point qui est "passé" dans l'HubSessions Collège; quand le Collège s'est prononcé sur ce dossier, la décision est récupérée dans HubSchools et la demande peut être traitée. Ce mécanisme de "chaînage" de plusieurs HubSessions est très prometteur car il ouvre la communication entre divers niveaux hiérarchiques, chacun pouvant disposer de son HubSessions propre.

Pérennité d'HubSessions

HubSessions est utilisé par un nombre croissant d'organismes dans la sphère publique: communes, CPAS, Wallonie, Fédération Wallonie-Bruxelles... Vous pouvez consulter ici la liste des déploiements actuels. De nouvelles installations d'HubSessions sont à venir, dont une très importante, dans une institution de taille dont l'identité sera bientôt dévoilée.

Le caractère libre d'HubSessions se traduit techniquement par des mécanismes simples permettant d'exposer et d'exporter, dans un format standard et ouvert (XML), toutes les données qui y sont stockées: séances, points, annexes et même la configuration. L'interface XML d'HubSessions est documentée ici. Cela signifie qu'il est relativement aisé de récupérer l'entièreté des données d'un déploiement HubSessions.

MenusAnnexes.png - Les menus d'annexes (15,857 ko) Gaëtan Delannay, 08/10/2016 09:44

InterfaceHubSessions.png - L'interface d'HubSessions 3 (262,412 ko) Gaëtan Delannay, 08/10/2016 10:04

ListesAnnexes.png - Listes d'annexes sur la page de détail d'un point (31,333 ko) Gaëtan Delannay, 08/10/2016 10:10

MenusAvis.png - Annexes et avis (4,276 ko) Gaëtan Delannay, 08/10/2016 13:16

PopupAnnexe.png - Popup pour ajouter ou modifier une annexe (35,626 ko) Gaëtan Delannay, 08/10/2016 13:23

ZonePoints.png - Liens prédéfinis pour les points (21,798 ko) Gaëtan Delannay, 08/10/2016 13:58

ItemTabs.png - Formulaire d'édition d'un point au moyens d'onglets (48,824 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 10:45

ItemTabsView.png - Écran de visualisation d'un point: onglets (51,607 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 11:03

Predecisions.png - États de pré-décisions pour un point (18,964 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 11:24

Groupes.png - Affectation d'un utilisateur aux groupes HubSessions (31,718 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 13:32

Taches.png - Le système de tâches d'HubSessions 3 (64,55 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 13:53

Budget.png - Impact budgétaire d'un point; liens vers les articles budgétaires (71,139 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 14:01

BudgetPopup.png - Popup pour choisir un article budgétaire (121,696 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 14:15

Votes.png - Votes sur un point (45,364 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 14:28

VotesExcel.png - Fichier Excel des votes (73,564 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 14:37

Tutelle.png - Envoi vers la Tutelle (16,722 ko) Gaëtan Delannay, 09/10/2016 14:44

Menusannexes Interfacehubsessions Listesannexes Menusavis Popupannexe Zonepoints Itemtabs Itemtabsview Predecisions Groupes Taches Budget Budgetpopup Votes Votesexcel Tutelle
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